Politique de confidentialité

Entreprise française spécialisée dans l’organisation de soins esthétiques en Turquie (dentaire, greffe capillaire, chirurgie des paupières)

Dernière mise à jour : 23 Novembre 2025

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  1. Objet de la Politique de Confidentialité

La présente Politique de Confidentialité a pour but d’expliquer comment Koolsmiles collecte, utilise, protège et partage les données personnelles de ses clients, prospects et partenaires dans le cadre de ses prestations :
• soins dentaires esthétiques,
• greffes de cheveux,
• blepharoplastie,
• organisation de séjours (vol, hôtel, transferts VIP),
• accompagnement et suivi administratif.

Koolsmiles agit en tant que responsable du traitement pour la gestion administrative, commerciale et logistique, et en tant que simple intermédiaire pour les soins réalisés par les cliniques partenaires en Turquie.

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  1. Données collectées

Koolsmiles peut collecter les données suivantes :

2.1. Données fournies directement par le client
• Nom, prénom
• Date de naissance
• Adresse postale
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Photos médicales (dents, cheveux, zones à traiter)
• Passeport ou pièce d’identité (pour les réservations)
• Informations médicales nécessaires à l’évaluation (antécédents, allergies, traitements)
• Messages envoyés via WhatsApp, Messenger, e-mail ou formulaire de contact

2.2. Données collectées automatiquement
• Historique de navigation sur notre site
• Données techniques (IP, type d’appareil, navigateur)
• Cookies (si utilisés)

2.3. Données collectées lors des visioconsultations

Koolsmiles organise une visioconsultation mensuelle sur Zoom.
Peuvent être collectés :
• image et voix du client,
• informations médicales transmises oralement,
• notes prises par nos équipes.

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  1. Finalité des traitements

Les données personnelles sont utilisées pour :

3.1. Gestion de la relation client
• Analyse des photos pour évaluer les soins
• Élaboration d’un devis
• Préparation du dossier médical
• Transmission des informations à la clinique partenaire
• Prise de rendez-vous et suivi

3.2. Organisation du séjour
• Réservation du vol (si option choisie)
• Réservation de l’hôtel
• Organisation des transferts VIP
• Assistance sur place

3.3. Garanties & assurances
• Activation de l’assurance incluse en cas de problème majeur (vol retour, hôtel, transferts)
• Gestion des dossiers d’incident ou litige médical en Turquie

3.4. Communication
• Envoi d’e-mails / messages concernant votre dossier
• Informations pré et post-séjour
• Rappels administratifs
• Visio mensuelle Zoom

3.5. Obligations légales et comptables
• Facturation
• Conservation des justificatifs
• Respect des lois françaises et européennes (RGPD)

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  1. Base légale du traitement

Les traitements sont basés sur :
• Votre consentement explicite (photos médicales, informations de santé)
• L’exécution d’un contrat (organisation du séjour, devis, services)
• Intérêt légitime de l’entreprise (suivi client, prévention des fraudes)
• Obligation légale (comptabilité, sécurité)

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  1. Durée de conservation des données
    • Données administratives : 5 ans
    • Données médicales : 3 ans
    • Photos : 3 ans
    • Factures : 10 ans (obligation légale)
    • Messages et échanges : 2 ans
    • Données cookies : 13 mois maximum

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  1. Partage des données

Vos données sont partagées uniquement avec :
• Les cliniques partenaires en Turquie (dentaires, greffe capillaire, chirurgie)
• Les hôtels partenaires (nom, dates)
• Les compagnies aériennes (si vol organisé)
• Les chauffeurs privés VIP (nom + heure d’arrivée)
• Les assureurs partenaires (en cas de problème majeur)
• Prestataires techniques (site web, communication, hébergement sécurisé)

Jamais vos données ne sont revendues à des tiers.

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  1. Stockage & Sécurité

Koolsmiles met en place toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour sécuriser vos données :
• Hébergement sécurisé
• Accès limité aux employés autorisés
• Transmissions chiffrées
• Sauvegardes régulières
• Confidentialité stricte des informations médicales

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  1. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez de :
• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement
• Droit à la limitation
• Droit d’opposition
• Droit au retrait du consentement
• Droit à la portabilité

Pour exercer vos droits :
📧 contact@koolsmiles.com
(ou l’adresse fournie par l’entreprise)

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  1. Transfert de données hors UE

Koolsmiles travaille avec des cliniques, hôtels et partenaires situés en Turquie.
Les données transmises sont strictement nécessaires à l’exécution du service.

Les partenaires s’engagent à respecter :
• la confidentialité,
• la sécurité,
• une utilisation limitée aux soins et à l’organisation du séjour.

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  1. Cookies et technologies similaires

Si un site web est utilisé, Koolsmiles peut utiliser des cookies pour :
• analyser la navigation,
• améliorer l’expérience utilisateur,
• mesurer les performances.

Le client peut désactiver les cookies à tout moment via son navigateur.

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  1. Modifications de la Politique

Koolsmiles peut modifier la présente Politique à tout moment.
Les versions mises à jour seront publiées sur le site ou envoyées par message.

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  1. Contact

Pour toute question :
📩 contact@koolsmiles.com
📞 +33 603508790 – 📩 contact.koolsmiles@proton.me📍 France